SANTO DOMINGO. – La empresa TURENLACES, con más de 25 años de experiencia en el país, nos comparte este listado de características que debe poseer un buen operador profesional de congresos para dar el mejor servicio a las sociedades, empresas e individuales que necesitan coordinar congresos y eventos a gran escala.
En primer lugar, aseguran que es esencial hoy en día estar seguros que los servicios que estamos recibiendo están siendo prestados por empresas que operen legalmente y que las mismas tengan profesionales certificados que garanticen la calidad de los servicios.
En el turismo, esto está más vigente que nunca debido a la proliferación de empresas y personas que no tienen licencia del Ministerio de Turismo o lo que es más grave, no tienen ni tan siquiera un RNC. En ambos casos, el CONTRATANTE será el responsable de cualquier incidente o irresponsabilidad con el manejo de la contratación.
Es por esto que sugieren tomar en cuenta el listado de requerimientos mínimos que se deben considerar para contratar un Organizador Profesional de Congresos (OPC):
1. El mismo debe poseer una Licencia vigente del Ministerio de Turismo en la categoría de Touroperador o Agencia de Viaje. Esta licencia le garantizará:
a) Seguro de Responsabilidad Civil.
b) Fianza de Buen Cumplimiento.
c) Registro de la empresa ante la Dirección General de Impuestos Internos por lo que deberá tener RNC.
d) Un local físico donde poder contactar a sus directivos y ejecutivos.
e) Posee empleados calificados.
2. Tener un record de haber organizado satisfactoriamente eventos del mismo tamaño de los contratados. Eso les evitará la desagradable sorpresa de encontrarse con alguien con experiencia en grupos pequeños, pero sin experiencia en grupos grandes.
3. Tener un dominio de lo que representa organizar un evento auto sostenible. Ninguna sociedad especializada quiere enfrentarse a deudas después de realizar un evento y su OPC especializado está en el deber de aconsejarle para que esto no suceda.
4. Tener un personal mínimo de 4 personas especializadas (esto les ofrecerá garantía para eventos hasta de 250 personas).
5. Tener un mínimo de 5 años de experiencia como OPC operando legalmente.
Además, sugieren lo siguiente:
a) Consulte con el hotel como son las relaciones con el OPC que están considerando.
b) Solicite copia de la Licencia del Ministerio de Turismo.
c) Solicite un contrato donde se especifiquen claramente las obligaciones tanto de la Sociedad Especializada como las del Operador Profesional de Congresos. En las generales incluya el número de la Licencia del Ministerio de Turismo.
d) Solicite un Presupuesto Preliminar.
e) Consulte con otros clientes cual ha sido su más reciente experiencia.
f) Solicite cualquiera de las certificaciones vigentes. Estas certificaciones le darán una garantía que han pasado por un proceso de entrenamiento y depuración. Las más importantes son: Certified Meeting Professional (CMP), Certified Meeting Manager (CMM), Certified Meeting Specialist (CMS), Certified Incentive Travel Specialist (CIS) y Operador Profesional de Congresos (OPC).
g) Otras instituciones que garantizan el profesionalismo: Internacional Congress and Convention Association (ICCA), Asociation of International Travel Agents (IATA), Society of Incentive Travel Experts (SITE), Confederación de Organizadores de congresos de América Latina (COCAL).
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